프레젠테이션 잘하는 방법과 준비, 고려할 것들

다음주에 회사 전 직원 앞에서 프레젠테이션을 하게 되어서 계속 연습중입니다.

준비하다보니 예전에 신입 사원때 발표 울렁증 때문에 한국생산성본부 등 외부 교육기관에서
  프레젠테이션 발표 교육을 다녀온 적이 있습니다.

그때 배웠던 내용을 메모해 두었던 내용이 생각나서 포스팅 해보도록 하겠습니다.

발표를 준비할 때 4단계로 기승전결로 내용을 준비하시는 분들도 있고, 서론 본론 결론 3단계로 준비하는

분들도 있습니다.

저는 아직도 발표가 조금 서툰편이라 3단계로 내용을 정리해서 발표를 합니다.

도입부에서는 자기소개와 본내용의 전반적인 내용을 대략적으로 알려드립니다.

발표를 할 때 가장 긴장이 되는 순간이 바라 시작 후 5분입니다.
  그 5분에 자기소개나 목차설명 등 비교적 쉽고

간결한 내용으로 구성하는 편입니다. 처음 5분만 잘 이겨내면 나머지는 술술 나오게 됩니다.

반대로 처음 5분을 망치는 그 발표는 다 망치는 경우가 많습니다.

회사 생활을 하면 발표를 안할 수가 없으니, 혹시 발표를 준비하시는 분이 계시다면 이 포스팅이 조금이라도

도움이 되었으면 합니다.

그리고 발표는 내가 하는것이고, 주체가 나 자신이어야 합니다. 주변에 보면 발표 내용에 끌려다니면서,
   페이지에 적힌 글을 읽어 나가기만 하시는 분들이 있습니다. 발표에 끌려다니는 것이죠.

최악의 프레젠테이션이라고 할 수 있습니다. 

그렇게되지 않기 위해선 연습을 많이 해야 합니다.

처음 발표일정을 받고 긴장하는 마음이 100이라고하면 연습을 한번 할 때마다 긴장 수치가 1씩 감소하고
  자신감이 상승하게 됩니다.

연습을 하면 할 수록 자신감이 생기기 때문에 많은 연습을 하시기 바랍니다.

아래부터는 예전에 정리해 놓았던 내용들 입니다.

프레젠테이션(Presentation)이란 우리말로 “발표 또는 보고”라고 할 수 있습니다.

우리는 누구나 살아가면서 다른 사람들 앞에서 자신의 의견을 말하거나, 업무 결과를 보고하는 경우가

있을 것입니다. 이렇게 자신의 의견이나 정보를 상대방에게 전달하는 모든 것을 프레젠테이션이라 합니다.

프레젠테이션은 목적이 아니라 어떤 결과를 위한 수단이다. 따라서 프레젠테이션을 준비하고 진행할 때는

목적이 무엇이고 어떻게 하면 목적을 달성할 수 있는지 항상 생각해야 합니다.

성공적인 프리젠테이션을 위해서 우리는 먼저 프레젠테이션의 구성에 대해서 알아봐야 합니다.

프레젠테이션을 구성하는 요소는 직접 발표를 하는 발표자, 발표를 듣는 청중, 그리고 발표를 하는 장소로 

나눌 수 있습니다.먼저 발표자는 자신이 발표하려고 하는 자료를 충실하게 준비히야 합니다.

기본적으로 전달하려는 내용을 다 반영해서 자료가 만들어 졌으면, 그자료를 가지고 발표 연습을 해봐야

합니다. 글로 쓸때와 달리 말을 하면서 발표 연습을 해보면 내가 적었는 내용들의 순서나, 문맥이

어색하거나 순서가 뒤바뀐 듯한느낌을 받을 수 있습니다. 그렇기 때문에 글로적은 자료를 직접읽고 

발표해 보면서 자료를 다듬는 작업이 필요합니다. 그렇게 여러번 수정하고 발표해보고 하면서 글과 나의

말이 모두 잘 맞아 떨어지게 되면 이제 자료는 완성된 것입니다. 

자료가 완성되었으면 이제 직접 거울을 보면서 나의 행동과 제스쳐까지 연습해 봐야 합니다.

 

단어는 가급적 직접적이고 간결한 단어로 표현하는게 중요합니다.

언어는 듣거나 읽는 사람이 자신의 처지에서 해석하는 심볼일 뿐이라는 점에 유의해야 합니다.

사람들은 자기가 가장 잘 아는 말을 가장 빠르고 쉽게 이해합니다. 따라서 명료성을 살리도록 노력해야 합니.

문장은 짧게 사용해야 합니다.

청중들은 심정적으로 발표자가 말하는 모든 것을 기억하려 한다는 점을 염두에 두어야 합니다.

말이란 글과 달라서, 한번 지나가면 다시 확인하기가 어려워 청중들은 발표자가 하는 말에 계속 따라갈 수

없습니다. 청중들에게 지나간 것을 재설명하기는 어렵다. 따라서 말을 할 경우 그 문장의 길이는 15단어

이하로 하는 것이 좋습니다.

너무 딱딱한 프레젠테이션은 금물, 적당한 유머를 사용해야 합니다.

그렇다고 해서 빈정대는 것은 곤란합니다.

빈정대는 식의 유머를 사용할 경우 청중들은 거부감을 갖고 반발하게됩니다.

가장 좋은 유머는 청중들의 신경을 거슬리게 하는 것이 아닌 가볍고 부담 없는 일화나 이야기다.

자신의 경험을 반영해서 생동감 있게 이야기 해야 합니다.

심리학자들에 의하면 사람들은 자신이 경험한 것을 가장 잘 이해한다고 합니다.

아무리 복잡하고 어려운 이야기라도 적절한 비교와 비유를 사용한다면, 그 뜻을 명확하게 전달해 줄

수 있습니다. 정확한 어휘의 사용은 프레젠테이션을 성공적인 것으로 만들어주는 가장 중요한 무기임에

틀림없습니다.

어려운 전문용어나 속어의 사용은 피하는게 좋습니다.

아마도 광고의 내용에서 특수용어 사용에 관한 것처럼 많이 논란이 될 것은 없을 것입니다. 

물론 특수용어는 특히 광고계 뿐만 아니라, 모든 분야에서 사용되고 있기는 합니다. 

그렇다고 해서 특수용어의 사용이 전혀 무의미하다는 것은 아니며 실무에 관계된 전문어의 사용이 때로는

프리젠테이션에 활력을 주고 청중들에게 적당한 자극을 줄 수도 있기 때문입니다.

프레젠테이션을 구성하는 다음 요소는 청중입니다.

발표를 할때 자료의 준비와 연습도 중요하지만, 나의 발표를 들으러오는 청중에 대한 분석도 굉장히

중요합니다. 청중이 내가 발표하려는 내용에 대해서 잘모르는 초보자 집단인지, 아니면 나보다 많이 알고

있는 전문가 집단인지 미리 알고 있어야 합니다.

초보자 집단이라고하면 발표를 할 때 쉽게 알아들을 수 있도록 설명하는 것이 중요하고,

전문가 집단이라면 앞서 이야기했던 전문용어를 오히려 많이 사용해서 내가 이분야에 어느정도의 지식을

가지고 있다는것을 인식 시켜줄 필요가 있습니다.

그리고 청중 사이에 나에게 우호적인, 나의 편을 두세명 만들어 두는 것도 중요합니다.

저같은 경우 청중 중에서 나와 친분이 있는 두세명 정도에게 미리 연락을 해서 내가 질문할 내용들을 알려주고

답변을 해줄것을 약속 합니다. 또 나의 편이 있다는 것은 심리적으로 안정감을 주고, 중간에 실수로 경직이 되었을 때에도 나의 편과 아이컨택을 통해서 안정을 찾을 수 있는 중요한 요소 입니다.

마지막으로는 장소입니다.

장소가 넓은 강의실인지, 좁은 회의실인지, 마이크를 쓰는지, 그냥 나의 육성으로 하는지, 단상이 있는지 등

발표 장소의 환경에 따라서도 변화되는 상황이 많기 때문에 발표 장소를 미리 체크해 두는것이 중요합니다.

저는 너무 크지 않아서 나의 육성으로 전달할 수 있는 환경을 선호합니다. 너무 큰 곳에서는 마이크를

써야하는데 마이크를 쓰면 양손 중 한 손이 움직일 수 없기에 발표 중 제스쳐를 취할 때 약간 불편한 부분이

있기 때문입니다.

이제 까지 프레젠테이션의 구성요소에 대해서 알아보았습니다.

다음은 프레젠테이션의 유형에 대해서 알아보겠습니다. 발표자 (프레젠터), 프레젠테이션의 목적,

프레젠테이션에 사용되는 언어까지 각각의 유형에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

프레젠터

발표자인 프레젠터는 효과적인 프레젠테이션의 중추입니다. 

프레젠터는 그 무엇보다도 아이디어의 강점과 약점, 성공과 실패를 결정하기도 합니다. 

발표자는 프레젠테이션에서 감성적인 억양을 결정해야 합니다. 편안하면서 신뢰를 주는 발표자는 청중들에게 

아이디어가 정확하면서도 직접적이고, 만족스럽게 전달되고 있다는 확신감을 갖게하고, 청중들을 위해

안락의자가 제공되는것 보다 더한 즐거움을 프레젠터는 청중들에게 주어야 한다고 강조해왔습니다. 

사실상 발표자는 계속해서 무엇인가를 보여주는 걸어다니는 비쥬얼과 같은 존재입니다. 

발표자는 송신자와 수신자 사이에 존재하는 2단계 커뮤니케이션 -모든 커뮤니케이션에 존재하는 사람간의 회화를 매개하는 사람입니다. 

물론 프레젠테이션에서 청중의 즉각적인 반응을 받는것은 아니지만 중요한 요소임에는 틀림없습니다. 

발표자는 청중들에게 확신과 통제력, 성실성을 보여주어야 합니다. 

이러한 요소들은 제시되는 정보에 타당성을 부여해줍니다. 

발표자는 청중들이 발표 자체에 흥미를 갖게 해야 하며, 아무런 우려없이 그들이 듣고 있는 정보가 중요하

다고 느끼도록 발표해야 합니다. 

그렇다고 중요한 정보라고 해서 인위적으로 재미있게 만들 필요는 없습니다. 

너무 말이 많아도 좋지 앉지만 명확한 윤곽을 파악할 수 있을 만큼은 길어야 하며, 요점이 있어야합니다. 

이렇게 함으로써 발표자는 Coleridge가 말한것처럼 '청중의 불신을 기꺼이 없애는' 성공적인

프레젠테이션을 하게 됩니다.

이보다 한 단계 더 뛰어난 발표자는 발표에서 가장 중요한 존재인 청중의 능동적 지지를 끌어내지만

불행하게도 많은 프레젠테이션은 제대로 하기도 전에 실패합니다. 

발표자가 프레젠테이션을 주도하는 것이 아니라, 발표자가 오히려 프레젠테이션에 끌려가는 경우가 생기는데

그 결과 발표자는 프레젠테이션을 망치는 사람이 된다.

겁먹은 토끼형은 청중들이 찰리 아담스와 같은 인격을 가진 사람들이라고 믿습니다. 

이런류의 발표자는 너무나 겁을 먹은 나머지, 프레젠테이션을 어쩔 수 없이 해야하는 것으로 생각하기 때문에 당연히 

효과는 감소될 수 밖에 없습니다.

얼렁뚱땅형은 프레젠테이션을 장난처럼 생각하여 자기들이 발표하는 것은 별로 중요한 정보가 아니므로 청중들이 

자신의 발표에 대해 비평을 할 필요가 없다고 생각합니다. 

이러한 유형은자신이 발표자 신분임을 잊고 있다. 따라서 얼렁뚱땅형은 프레젠테이션을 통해 얻을 수 있는 잇점들을 

하나도 얻지 못하게 됩니다.

얼어버리는 형은 너무 긴장하여 다음에 할 말을 잊어버리지나 않을까 하고 항상 두려워하여 아이디어에 대해서 생각할

여유도 없으며, 아무런 제스츄어도 사용하지 못하는 생각 없는 발표자 입니다.

마지막으로 노점상형, 이들은 웅변가 스타일로 미사여구를 유창하게 구사합니다. 

이런 유형의 경우, 달변 그 자체가 청중들로 하여금 불신을 갖게 한다는 문제점을 안고 있습니다. 

노점상형의 발표자들은 너무 아는 것이 많고 스무드하여 청중들을 대화에 끌어들이지 못하는 경우가 있습니다.

프레젠테이션은 신변잡기의 발표가 아닙니다. 

유능한 발표자는 발표의 핵심이 발표자 자체임을 아는 사람입니다. 

좀 더 나은 프레젠테이션을 위해서는 프레젠터 훈련부터 해야 합니다.

이 점에서 나는 처음부터 너무 많은 것을 좋게 말하기 위해 구실을 만들 것을 주장하지 않습니다.

가장 바람직하지 않은 것의 하나는 전설적이고 화려한 야구선수인 Dizzy Dean의 경우입니다.

Dizzy는 Al Todd란 선수에게 투구를 하였습니다. 첫구가 Todd를 거의 맞힐뻔 했는데 Todd는 마운드를 향해 

'한번만 더 이렇게 던지면 당신을 날려 버릴거야'라고 소리쳤습니다.

Dizzy는 주의깊게 다음구를 던졌으나 Todd는 마운드를 향해 돌진해왔습니다. 

Dizzy는 당시를 다음과 같이 설명했습니다. '이제 그와 설전을 벌여야 하겠군. Todd가 오는것을 보며나는 그에게 할 몇 

마디의 얘기를 생각하고 있었으나, 그는 곧장 와서는 나를 쓰러뜨렸다. 나는 일어나서 먼지를 떨면서 이제는 확실히 

무언가를 얘기할 때라 생각했으나, 그는 다시 나를 쓰러뜨렸다. 내가 일어설 때마다 그는 나를 향해 공격했다. 

나는 완전히 녹초가 되었으나 한마디도 서로 얘기하지 못했다' 이것은 아마도 당신이 참석하는 몇몇 미팅의 사실적인 

묘사도 될 수 있습니다.

다음은 프리젠테이션의 형태입니다.

여기서는 무엇이 발표되는가 하는 내용의 측면을 살펴봐야 합니다.

참으로 훌륭한 아이디어들이 짜임새 없는 형태를 통해 엉성하게 제시된다는 것은 불행한 일입니다. 

여기서 짜임새 있는 형태란 아이디어를 올바른 순서에 의해 균형있게 배치하여 청중들이 쉽게 내용을 파악하게 해줄 수 

있는 구조를 말하며 이는 실제로 유용하게 쓰이며, 여러가지 다른 유형의 프레젠테이션에 적용해도 좋을 것으로 봅니다.

이것은 다음과 같은 세 가지의 목적을 갖습니다.

*중요한 아이디어를 명확하게 밝혀준다.

*발표자가 내용을 잊어버리거나 중복 설명을 하지 않고 처음부터 끝까지 잘 발표하게 해준다.

*청중들의 마음 내면에서 제기된 질문들에 대해 잘 답변하게 해준다.

여기서 세번째가 가장 중요한 항목입니다. Will Rogers는 '미국사람들은 대화를 할 때, 이야기를 듣는 사람이 말하는 

사람의 요지를 먼저 지적하여 말하는 사람을 당황하게 만든다'라고 말한 바 있습니다. 

이러한 문제의 해결을 위해서는 다음 단계들을 프레젠테이션부터 적용해보는 것도 좋을 것이다. 

이 단계들은 5개의 기본단계들로 이루어져 있으며, 그리고 각 단계들은 그 나름대로의 목표를 가지고 있습니다.

(1) 청중을 이끌어가라

이 첫 단계는 청중들의 관심을 집중시키기 위한 것입니다. 

어떠한 프리젠테이션에서도 도입단계 없이 본론으로 들어갈 수는 없습니다. 

그 이유는 청중들이 본론의 내용을 경청할 준비가 되어 있지 않기 때문이고, 발표의 시작은 만남에서부터 이루어집니다.

처음에는 청중들의 마음을 열 수 있게 신기한 이야기나 재미있는 유머부터 시작하는 것도 좋은 방법입니다. 

(2) 활발한 상상력을 발휘하라

이 단계에서는 발표의 주제를 청중들에게 직접적으로 전달해주어야 합니다. 

주제를 말해줌으로 해서 청중들의 관심을 불러일으켜야 합니다. '이 사실들은 잘 알고 계셔야 합니다' 하는 식으로 

주제에 대한 강조를 해야합니다. 

청중이 특별한 관심을 갖게 하여 그 정보가 그들에게 절대적으로 필요한 것이라는 생각이 들도록 해야합니다.

(3) 의미하는 바를 말하라

이 단계에서는 발표의 핵심주제를 정확하게 알려 주어야합니다. 

청중들에게 '어떤 것을 말하고 있는지' '무엇을 하고자 함인지'를 알 수 있게 해야 하고 이것이 발표의 핵심입니다.

발표자가 말하려는 모든 세부사항은 이 뼈대에 의존하게 됩니다. 

청중들이 '매우 중요한 아이디어'임을 느끼게 해야하는 이 단계는 발표에 가장 핵심적인 부분임에도 불구하고 많은 

프레젠테이션에서는 간과되고 있습니다.

이 단계를 소홀히 한 결과 청중들은 '뭐가 뭔지 모르는' 혼란에 빠지게 되고, 발표자는 효과가 없음에 낙담을 하고 같은

 내용을 다시 반복해야 하는 불상사가 발생하는 것 입니다.

(4) 아이디어를 팔아라

핵심주제를 입증하고 폭넓은 설명을 해야합니다. 표, 그림 따위의 시각자료와 권위 있는 정보들을 비교, 

대조를 하여 청중들의 머리 속에 주제를 주입하는 설득의 단계라 할 수 있습니다. 

자료나 아이디어의 사실성이 강하면 강할수록 프레젠테이션의 설득력도 강해지는 것 입니다.

(5) 행동을 취하게 하라

마지막 단계로 청중들에게 방안을 제시하는 단계입니다. 

청중들이 무엇을 해야 할 것인지를 분병하게 제시하는 단계입니다. 

청중들이 무엇을 해야 할 것인지를 분명하게 알려주어야 하고 발표의 모든 내용은 청중들이 발표의 내용을 가슴속에 

간직하고 행동할 수 있게 하기 위해 만들어진 것임을 명심해야 합니다. 

이상의 다섯단계는 여러 사람들의 경험을 통해 그 유용성이 입증되었습니다. 

프레젠테이션의 목적을 분명히 파악하고 아이디어를 직접적으로 잘 전달해 주는 유능한 발표자들이 이 구조를 잘 

이용한다면, 이는 곧 성공적인 발표의 기초가 될 것입니다.

마지막으로 프리젠테이션에 사용되는 언어의 형태 입니다.

그러면 세부분 가운데 마지막인 프레젠테이션에 사용되는 언어에 대해서 살표보자.

Alice가 어릿광대에게 언어에 관해 쓴 유명한 책에 대해서 이야기하고 있을때, 어릿광대는 그녀에게 

'내가 말할 때 쓰는 어휘들은 내 의사를 나타내기 위해선택된 것일 뿐, 그 이상도 그 이하도 아니다'라고 명확하게 

말했습니다. 

이 말에 대해 Alice가 그 뜻이 무엇인지를 어릿광대에게 묻자 그는 간단하게 다음과 같이 말했습니다. 

'그것은 말하는 사람이 중요한가, 아니면 말 그 자체가 중요한 가의 문제일 뿐이다'불행하게도 말이란 것은 모호한 

것이고 우리가 얘기하고자 하는 것을 정확하게 나타내주지 않습니다. 

프레젠테이션을 하는데 쓰일 어휘들을 무성의하게 골라 심사숙고해서 만든 좋은 아이디어에 대한 프레젠테이션이 

그냥 평범한 것으로 전략하는 경우를 많이 보아왔습니다. 

이 문제에 대해서는 다음과 같이 생각해 볼 수 있스비다. 

말이란 그 자체가 생동력을 갖고 있기 때문에 신중하게 선택된 어휘는 이해를 돕는데 그렇게 선택된 단어는 명료하게 

다른 어휘들과 맥락에 함께 잘 어울리기 때문입니다. 

어휘의 선택은 아이디어를 뚜렷하게 나타내고 청중들에게 그 아이디어를 잘 기억시키기 위함이다. 또한 청중들이 

그 아이디어를 기억하게 되면, 그 아이디어를 채택할 가능성도 높아지는 것입니다.

노스웨스턴스쿨의 Speech과에서 성인이 사물에 주목하는 시간을 조사한 적이 있었습니다. 

이에 따르면 성인의 평균 주목시간은 약 9초로 밝혀졌습니다. 

이는 매 9초마다, 발표자는 청중들에게 자극을 주어 계속 주목하게 해야 한다는 것을 뜻합니다. 

그러기 위해서는 몸짓, 억양의 변화, 비쥬얼, 독특한 어휘 등이 사용됩니다. 

그 가운데 독특한 어휘의 사용은 가장 좋은 방법이면서도 거의 사용되지 않는 방법입니다. 

지금까지 프레젠테이션을 효과적으로 하기위한 방법들을 살펴보았습니다. 

그러나 이상에서 살핀 것들은 피상적인 지침에 불과합니다. 

따라서 프레젠터들은 스스로 발표방법 개선을 위해 노력하여야 하며, 다른 사람들이 하는 것을 잘 관찰할 필요가있습니다.

또 배운 것들을 일상의 업무에서 좀 더 효과적으로 적용하여 보다 효율적인 소통을 할 수 있도록 노력해야 합니다. 

마지막으로 당부 하고 싶은것은 대부분의 프레젠터들이 발표의 마무리 단계에 오면 지치거나, 빨리 끝내고 싶은 마음에

발표내용이 끝나면 이것으로 마치겠습니다라고 하면서 서둘러 마치는 경우가 있습니다.

그러나 이런 행동은 지금까지 발표해온 내용을 청중들이 금방 잊어버리도록 만드는 것 입니다.

항상 발표한 내용이 마무리 되면 wrap-up을 해주어야 합니다. 지금까지 발표한 내용을 간략하게 핵심만 뽑아서

청중들에게 정리하는 시간을 가져아 합니다.

또 정리까지 모든 발표가 끝나면 질의응답 시간을 가져야 합니다.

이것은 나중에라도 내가 오늘한 발표를 다른곳에서 또 할수도 있고, 그때를 대비해서 나오는 질문들을 기록하고

내용을 파아해야 하는 것입니다.

보통 질문에 답을 못할것 같아서 질의응답을 안하시는 분들이 많은데, 그것은 다음을 준비하지 않는 행동이라고

볼 수 있습니다.

들어오는 질문에 대답할 수 없는 것이 있다면, 해당사항은 좀 더 자세히 확인해서 개인적으로 답변 드리도록

하겠습니다. 하고 넘어가면 대부분의 청중들이 이해해주기 때문입니다.

여기까지 프레젠테이션을 준비할 때 고려해야 되는 내용들을 정리해 봤습니다.

그럼 다들 어디서든 당당하고 자신있는 프레젠터가 되시길 기원합니다.